Lorsqu’elle doit fournir des documents officiels, une entreprise doit apposer son tampon sur ces derniers. En effet, il s’agit d’une marque distinctive dont la société se sert afin d’authentifier la provenance et la propriété de ses documents. Qu’il figure sur une facture, un devis, un contrat, etc. le tampon d’entreprise doit fournir certaines informations pour jouer efficacement son rôle.
Le tampon d’entreprise : à quoi sert-il ?
Sceau ou marque d’authentification de document, le tampon d’entreprise a plusieurs utilités pour une société. Dans la plupart des cas, il sert à :
- faire figurer des informations de l’entreprise sur différents documents : en effet, renseigner des informations au format manuscrit sur plusieurs documents peut s’avérer une tâche contraignante. Le tampon sert alors à aisément dépasser cette contrainte,
- marquer la crédibilité de l’entreprise auprès de ses partenaires : ces derniers pourront ainsi certifier la provenance et l’originalité des documents fournis,
- identifier l’entreprise et à fournir des renseignements : le tampon étant unique à l’entreprise, il permet de le distinguer facilement de ses concurrents. De plus, il apporte diverses informations au sujet de la société.
Afin de jouer pleinement ses différents rôles, il est primordial qu’un tampon d’entreprise comporte certaines mentions obligatoires.
Les mentions légales obligatoires sur un tampon d’entreprise
Pour un tampon d’entreprise, les mentions obligatoires varient en fonction du type d’organisation. Ainsi, les informations qui doivent forcément figurer sur le tampon d’entreprise ne seront pas les mêmes selon qu’il s’agisse d’une société standard ou d’une autoentreprise.
Le cas d’une entreprise standard
Dans le contexte d’une entreprise standard qui opte pour un tampon, on distingue généralement deux formes d’utilisation possible. Il s’agit de l’usage externe et interne du tampon.
L’utilisation externe concerne des documents qui sont destinés aux clients ou aux différents partenaires de l’entreprise. Pour cela, ce tampon doit obligatoirement fournir des informations telles que :
- le nom de l’entreprise (la dénomination sociale),
- le siège social de la société ou son adresse,
- les coordonnées de contact (e-mail, téléphone, site web, etc.),
- le statut juridique (SA, SAS, SARL, EURL, etc.),
- le capital social,
- le RCS (Registre du Commerce et des Sociétés),
- le numéro SIRET (Système d’identification du répertoire des établissements),
- le numéro de TVA intracommunautaire.
Par contre, dans le cas d’une utilisation interne, le tampon doit renseigner sur l’employé de l’entreprise qui s’en sert. En effet, il est alors uniquement destiné à l’identification de la personne qui est responsable du document. Pour cela, il doit fournir des informations comme : le nom de l’employé, sa fonction, ses coordonnées ou le service de provenance.
Le cas des autoentrepreneurs
Sur un cachet d’autoentrepreneur, doivent figurer :
- la dénomination sociale,
- l’adresse du siège social,
- le numéro SIRET de l’entreprise (Siret SCI).
Le code NAF ou code APE SCI peut également figurer sur ce tampon. Il faut préciser qu’en ce qui concerne les mentions obligatoires à mettre sur un tampon d’entreprise une certaine particularité est de mise en matière de relations commerciales. En effet, dans ce cas, la société devra en plus des informations obligatoires de base, faire figurer certains renseignements commerciaux. Il s’agit principalement du RCS de l’entreprise suivie du nom de la ville où elle est immatriculée ainsi que du numéro unique d’identification. Ce dernier est fourni en conformité avec l’article D 123235 du Code du commerce. Selon les besoins de la société, d’autres informations peuvent compléter celles qui sont obligatoires sur le tampon d’entreprise.
Quel type de tampon personnalisé choisir pour son entreprise ?
En termes de tampon d’entreprise, il n’existe pas qu’un seul modèle. Suivant ce que vous recherchez, vous pouvez choisir de commander un :
- tampon encreur automatique ou tampon manuel en bois
- tampon encreur de poche si vous avez besoin de l’emmener lors de vos déplacements si vous faites des conférences, réunions ou des salons pros.
- tampon rond pour avoir un sceau officiel. Attention si vous êtes avocat ou notaire notamment, il faudra que vous fournissiez un justificatif d’exercice pour commander votre tampon, car ces métiers sont réglementés.
- mini tampon pour vos cartes de fidélité.
Quel que soit votre besoin, France Tampon aura le modèle qu’il vous faut. Cette société spécialisée dans la création de tampons personnalisés vous propose même des tampons écoresponsables. En effet, vous avez une empreinte fabriquée en caoutchouc naturel, ainsi qu’une monture en plastique recyclé à hauteur de 80 %. Être écologique ne veut pas dire que vous aurez un tampon fragile. Mais si vous désirez un tampon résistant à toute épreuve, vous pourrez le choisir avec une monture en métal ou en bois. Par contre, le tampon en bois sera manuel. Vous devrez donc avoir un encreur à côté et si vous avez plusieurs tampons, prenez aussi un support pour les avoir tous sous la main.