La destruction des archives administratives est un procédé important qui permet d’optimiser les espaces dans ses locaux.
C’est aussi une démarche qui favorise le tri et la conservation des documents qui doivent l’être.
Toutefois, détruire des archives administratives sans prendre en compte la législation adossée à une telle procédure peut vous exposer à des sanctions pénales.
Voici donc l’itinéraire à respecter pour réaliser cette opération en toute légalité.
Prendre en compte les délais légaux
Détruire des documents administratifs dans les règles va d’abord consister à déterminer avec précision le moment idéal pour réaliser cette opération. En effet, il est important de s’assurer que les archives à détruire tiennent compte des durées légales de conservation qui sont bien évidemment encadrées par une législation stricte. Aussi, la date de la destruction archives administratives doit intégrer les besoins de mémoire ou de capitalisation de l’entreprise ou du service public concerné.
Cette première étape nécessite donc l’élaboration d’un référentiel. Il s’agit d’un document qui intègre les différentes durées de conservation des pièces administratives. Celles-ci pouvant varier selon l’importance du document. Une fois cette opération réalisée, les dates de destruction accompagnent chaque boîte de stockage des archives qui seront détruites.
Mettre en place un dispositif respectueux de la législation
La personne responsable du service de production ou de réception du document concerné par une procédure de destruction doit saisir le bureau des archives avant toute opération. Il doit aussi transmettre à son directeur des archives, un bordereau d’élimination qui comprend un inventaire des pièces à détruire. Cette procédure permet à l’équipe d’archivage de statuer sur la légalité et la conformité de la procédure. Par ailleurs, pour fluidifier l’opération, le modèle du bordereau est fourni par l’administration des archives accompagnées de quelques recommandations utiles.
En cas de conformité, le service d’archivage signe le bordereau dûment rempli par le service de production. Celui-ci a donc les pleins pouvoirs pour procéder à la destruction des archives administratives impliquées dans l’opération. À la fin de l’opération, un certificat de destruction doit obligatoirement être renvoyé aux archives pour des raisons de traçabilité.
Les mesures à prendre pour une destruction exemplaire
La procédure recommandée pour la destruction d’archives consiste à réaliser l’opération sur le site du service ou de l’entreprise concernée. Pour ce faire, les grandes entreprises peuvent se doter de broyeuses. Elles permettront de procéder à une élimination efficace devant les responsables impliqués dans l’opération. Aussi, les petites entreprises peuvent externaliser le processus.
Toutefois, elles doivent veiller à ce que la structure engagée possède les options technologiques recommandées (camion chargé d’un broyeur industriel et conteneurs à déchets sécurisés). L’employeur est alors dans l’obligation de suivre le processus dans les locaux de son entreprise et de recevoir à la fin de l’opération le certificat de destruction. Au cas échéant, il risque de s’exposer à des sanctions pénales en cas de défaillances. Toutes ces précautions permettent donc d’éviter que des documents sensibles soient disséminés après une procédure de destruction bâclée par l’agence-tiers.
Vous l’aurez compris, détruire des pièces administratives est une opération très délicate. En effet, elle engage la sécurité des données de l’entreprise ou du service concerné. Une mauvaise procédure peut aussi exposer les responsables à de lourdes sanctions selon la sensibilité des documents. C’est pourquoi suivre ces étapes vous permettra d’éliminer vos archives sans crainte.